今やメール、LINEはプライベートでもビジネスでも必須アイテムになってきました。
とても便利なのですが、文面は温度感が伝わりにくく、相手を誤解させてしまったり、知らず知らずのうちに傷つけてしまったりと「メールおブス」になっている方は意外に多いのではないでしょうか？
男性からなかなか返事をもらえなかったり、読んでもらえない経験のあるあなたはご用心。メールおブスの予備軍になっているかもしれません。
男性が嫌うメールおブスの代表は
＜塩対応女タイプ＞
・何でも事務的で感情がない
・ひとこと返しが多い
・即転送して終了
✔✔✔
＊仕事ならともかくプライベートまではキツイ
＊嫌われているのかと感じてしまう
＜魔性の女タイプ＞
・質問の回答をはぐらかす
・結局何がしたいのかわからない
・思わせぶりな文面と思ってたらツンデレだった
・甘えたりたりすねたり 公私の区別ががない
✔✔✔
＊仕事の質問にはしっかり答えて欲しい
＊振り回されて疲れる
＜やさぐれ多重人格女タイプ＞
・あいさつやお詫びの言葉を絶対に使わない
・その日の気分で文面の印象が違う
・投げやりな文面が多い
・不平不満の表現が多い
・添付ファイルの名前が雑でわかりづらい
✔✔✔
＊返信に困る
＊こだわるとしつこい
＜律儀すぎ女タイプ＞
・文面が硬すぎて隙がない
・文字量が多く長文
・季節の挨拶～追伸まで形式にこだわり過ぎ
・受送信のたびにCC:のメンバーが増える (心配症？)
✔✔✔
＊とっつきにくい感じ
＊とにかく長文なので読むのが面倒になる
メール内容の前にマナーも含めて考えさせられる点も多いですね。
大抵の場合、「面と向かって対面で話すといい人なのに・・・」とそのギャップ(落差)に驚かされているようです。
感情や温度感が伝わりにくい文字だけの電子ツールのウイークポイントかもしれませんが、なんだかもったいない気がします。
そこで、
ちょっとしたポイントに気をつけるだけで格段に印象の良くなる＜メール美人＞になるための極意をご紹介しましょう。
好感度を上げる女性のメールで外せないのは
「親しみやすさ」 と 「賢さ（かしこさ）」
を織り交ぜることです。
公文書のような長文な上に専門用語でいっぱいの堅苦しい文章は理解するのも難しいばかりか、よっぽどのことがなければ読む気にもなりませんよね。これはメールにもあてはまります。丁寧に書こうと思うばかりに、気がつくと仰々しい硬い文章やアレもコレもと長文になってしまってることってありますよね。
でも相手の立場になってみると・・・忙しくて読む時間も限られているかもしれません。疲れて難しい言葉にウンザリしていたり、ダラダラと脈絡のないメールには返信も面倒になってしまうかもしれません。
なのでメールでは文字の印象もしかりですが、優しい気遣いのある文章やフレンドリーな柔軟さを意識して書くことが大切です。
思い当たる人は、まず、下記を取り入れてみてください。
◆実践テクニック５
１．メールのやり取りの中で頃合いをみて宛名の「様」をひら仮名の「さま」に替える
これは初対面から友達になり→恋人へというように距離感が縮まると自然に下の名前やニックネームで呼び合うようになるのと同じです。
ビジネスシーンにおいても部長や課長などの役職呼称をやめて「さん付け」で呼び合う企業が増えています。
お互いの人柄がわかってきたところで「○○様」の漢字の「様」を「○○さま」とひらがなに替えるだけで距離がグッと縮まったように感じます。
違和感がなくなって自然になったら、本文中でも「○○さん」とフレンドリーに表現するのも親しみがわきます。
ただし、ビジネスの場面では会社の顧客に対してはタブーとなる場合がありますのでお気をつけください。
２．文末の自分の名前も「ひらがな」に切り替える
プライベートのメールの場合には、より親しみがわき距離感を縮めてくれます。ただし、ビジネスメールにおいては避けた方が良いかもしれません。「不真面目で馴れ馴れしい人かもしれない」と思われないように注意が必要です。
３．難しい漢字や読み間違えやすい漢字などは「カタカナ」や「ひらがな」で置き換える
説明はいりませんね。具体例としては
・簡単 ⇒カンタン、かんたん
・辛い ⇒ツラい、つらい
・無駄 ⇒ムダ、むだ
・辞める ⇒ヤメル、やめる
などです。
漢字数が多く続く文章の時などにもあえて、ひらがなやカタカナを使うことで文章全体が読みやすくやわらかい印象になります。
４．「思いやり」の言葉を盛り込む
できるだけ伝えたいことを完結にまとめることが読みやすいメール文の基本ですが、要件だけ書いて「以上」と締めるのは、いかにもビジネスっぽく冷たい感じがします。
ビジネスの場面では仕方ないとしても、愛想がなさすぎるメールは女性としては引かれてしまいます。
ちょっとした雑談、季節の気配りや近況などを添えて相手が息抜きできる部分や相手を思いやる心を伝えると好感度はアップします。
例えば
「ハッキリとしない天気が続きますが、お身体をご自愛ください」
「風の強い日だったので心配していたのですが、お花見は楽しめましたか？」
のように相手が「自分に興味を持ってくれているのかも」と思ってくれる程度の内容でOKです。
さらに
「先日の会には参加できずとても残念に思っています。今度はぜひ、ご一緒させてください」
のように次のメールにつながる内容ならベストです。
期待が膨らむと「書きたい」「読みたい」という気持ちを後押しするので印象は格段に良くなります。
5．返信の際の件名にひと工夫
メール返信の際には自動で件名の前に「Re:」が付きます。
もちろんそのままでも返信とわかるので良いのですが、そままにせずに
「 ありがとうございます！Re:○○ 」
「 OKです！Re:○○○○ 」
とひとこと添えるだけで、堅苦しさが取れます。
ただし、件名を変えるとスレッドスタイルのプレビューを使用している方にとっては難色を示される場合がありますのでご注意ください。
思いを伝えることを優先するか、案件の経緯把握を優先させるかは場面により使い分けることも大切です。
◆メールは双方向のツール。相手を思いやれる人は＜メール美人＞の素質あり
メールは、送受信の双方向で成り立っています。「自分が伝えるため」だけではなく「相手に伝わる」ことが大切です。
「読まれるメール」を書ける人はそのことを理解していて、相手の立場や感情を想像しながら文章を書くことができます。
そして相手がメールを読みながら興味を持ってどうアクションを起こしてもらいたいかを誘導するように文章を展開しています。
そのため、相手も自然に「返信しなきゃ」って思ってしまうようです。
なんだか心理ゲームのようですが相手の心の動きを想像し、答えを出すように文章を組み立てていくことこそが「メール美人」の極意なのかもしれません。
メールで返事をもらえる人ともらえない人の「差」は相手のことを思いやれない一方的な文章にあったんですね。
今回ご紹介したポイントをぜひ実践して相手との適度な距離感を保った好感度メールにしていきましょう。
その際、普段のあなたのイメージとメール文のギャップ(落差)は埋めておいた方が良さそうです。決してムリすることなく身の丈に合った「あなたらしさ」のある文章を心がけてください。
反面、ツンデレ や ギャップ萌え と言った言葉があるように ここぞ という時にはあえてこのギャップを利用して関心を引くこともできます。普段「しっかりとした女性」のイメージの人は、できるだけ優しい言葉を使ってやわらかなイメージに、普段からフランクな人なら、カチッとした文章でデキる感じを演出する。
そんなふうにギャップを上手に利用して演出するだけで、相手に印象を残すことができます。
とはいえ相手との信頼関係ができていない段階では「どうしちゃったの？」「何か企んでるのでは」などとあらぬ警戒や誤解を招くことにもなりかねないので、これは上級者向けのテクニックかもしれません。
この機会に自分のメールを見直して、メールおブスを卒業しちゃいましょう！